Presskit: vad företagets pressmapp ska innehålla

En presskit är den samling material som ett företag låter journalister och redaktioner ta del av när de ska skriva om företaget. Den innehåller det en skribent behöver: fakta om företaget, bilder, logotyper och en kontaktperson som kan svara på frågor. För ett företag som arbetar med PR är presskiten ett av de viktigaste verktygen, eftersom den gör det enkelt och snabbt för medierna att rapportera korrekt.

Vad en presskit är

En presskit, eller pressmapp, är inte ett enskilt pressmeddelande. Det är en samling av material som presenteras på ett pressrum på företagets webbplats eller som en nedladdningsbar mapp. Syftet är att en journalist som ringer klockan åtta på morgonen ska kunna hitta allt på ett ställe och kunna börja skriva samma dag.

I en bra presskit finns information om företagets historia, verksamhet och ledning, högupplösta bilder av produkter och personer, logotyper i olika format samt kontaktuppgifter till den som svarar för mediefrågor. Allt ska vara lätt att ladda ner och fritt att publicera.

Varför företag behöver en presskit

Journalister arbetar under tidspress. Om de inte hittar vad de letar efter på några minuter väljer de ofta en annan källa, eller så skriver de inte alls om företaget. En presskit minskar risken för felaktigheter, eftersom journalister får korrekta fakta direkt från företaget i stället för att gissa eller samla information från andra håll.

För företaget innebär en presskit också kontroll. Du bestämmer vilka bilder som används, hur företaget beskrivs och vilka nyckeltal som nämns. Det gör att mediebevakningen blir mer rättvisande, och att företaget framstår som professionellt och tillgängligt för medierna.

Så bygger du en presskit: sju delar

En presskit behöver inte vara stor, men den ska vara komplett. Här är de sju delarna som bör finnas med:

1. Företagspresentation. En kort text om vad företaget gör, när det startades, vilka marknader det verkar på och vilka kunder det har. Skriv så att en person som aldrig hört talas om företaget förstår det på några meningar.
2. Pressmeddelanden. De senaste pressmeddelandena, med det nyaste högst upp. Behöver du förnya texterna finns det stöd i vår artikel om hur man skriver ett pressmeddelande.
3. Företagsfakta. Organisationens namn, organisationsnummer, adress och andra offentliga uppgifter som omsättning och antal anställda.
4. Ledning och talespersoner. Presentationer av vd och andra som kan prata med journalister, med titel, kort bakgrund och kontaktuppgifter.
5. Pressbilder och logotyper. Högupplösta bilder av produkter, lokaler och personer, plus logotypen i flera färgvariationer och filformat. Alla bilder ska vara fria att publicera med ange-källa.
6. Produkt- och tjänstblad. Kort beskrivningar av vad företaget säljer, med priser och tillgänglighet där det är relevant.
7. Kontaktuppgifter. Namn, telefonnummer och e-post till den som svarar för pressfrågor, och vem som tar över vid semester eller sjukdom.

Pressrum på webbplatsen eller nedladdningsbar mapp

Den vanligaste lösningen är ett pressrum på företagets webbplats, ofta som en egen flik i huvudmenyn. Där lägger du presskiten som en webbsida med nedladdningsbara filer. Fördelarna är att det är enkelt att uppdatera och att du kan se vilka filer som laddas ner mest.

Alternativet är en fysisk eller digital mapp som skickas på begäran. Det fungerar för särskilda kampanjer, men det är långsammare och svårare att hålla aktuellt. De flesta företag klarar sig bra med ett pressrum på webbplatsen som alltid är öppet.

Så håller du presskiten aktuell

En presskit som inte uppdateras skadar mer än den hjälper. Gamla telefonnummer, uttågna ledningar eller bilder på produkter som inte längre säljs ger ett oseriöst intryck. Gå igenom presskiten minst varje kvartal: byt ut bilder, lägg till nya pressmeddelanden och kontrollera att kontaktpersonen fortfarande är rätt person.

När företaget lanserar något nytt ska pressmeddelandet och eventuella nya bilder läggas upp i presskiten samma dag som lanseringen sker. Då finns materialet redo när journalisterna ringer.

Vanliga misstag i en presskit

Det vanligaste felet är att gömma presskiten bakom ett kontaktformulär eller ett krav på registrering. Journalister ska inte behöva ange en e-postadress eller vänta på godkännande för att ladda ner en logotyp.

Ett annat misstag är att bara ha text. En journalist som skriver för en tidning eller en webbplats behöver bilder, och om de inte finns blir artikeln mindre sannolik. Ett tredje misstag är att använda branschjargon som utomstående inte förstår. Skriv så att vem som helst kan läsa och förstå.

Checklista innan du publicerar presskiten

• Finns det en kort företagspresentation högst upp?
• Är de senaste pressmeddelandena länkade och nedladdningsbara?
• Finns högupplösta bilder av produkter och personer?
• Är logotypen tillgänglig i minst två färgvariationer?
• Är kontaktpersonens telefonnummer och e-postadress korrekta?
• Är allt material fritt att publicera med ange-källa?
• Har du ett datum för nästa genomgång av presskiten?

När alla sju punkter är avklarade är presskiten redo att publiceras i pressrummet.